آداب ای- میل نگاری جالب است که در این دوره و زمانه، هنوز بسیاری از شرکتها و مراکز اداری به اهمیت شیوه نگارش ای- میل پی نبرده اند. درست است که ما در ایران هنوز بیشتر نامه نگاریهای داخلی را به شیوه قدیم انجام میدهیم، اما در بخش مکاتبات خارجی و با توجه به سرعت و از طرفی همه گیر شدن استفاده از پست الکترونیک، دانستن آداب ای-میل نگاری بسیار اهمیت دارد. زیرا اشتباهاتی ظاهرا کوچک میتواند فرصت یک معامله مهم، شرکت در یک جشنواره یا نمایشگاه و مانند آن را از ما بگیرد. ▪ موضوع را مختصر و مفید بیان کنیدمحتوای پیام خود را با دقت خلاصه کنید و تنها در مسیر موضوع حرکت کنید. انتخاب عنوان مناسب برای پیام میتواند در زمینه دسته بندی نامه های رسیده و اولویت بخشیدن به پاسخگویی آن، به گیرنده کمک کند. ▪ ویژگی CC را به کار نبریدبرای فرستاده پیام یا نامه خود برای همه، از ویژگی "رونوشت کاربنی" یا (Carbon Copy) استفاده نکنید. این نکته به خصوص در ای- میلهای اداری بسیار اهمیت دارد.این روزها همه ما ای-میلهای فراوانی دریافت میکنیم و دریافت ای- میلهای غیر ضروری خوشایند نیست. اگر تنها عده به خصوصی باید ای-میل شما را دریافت کنند، تنها نشانی آنها را وارد کنید. ▪ استفاده از ویژگی BCC در فرستادن ای-میل گروهیویژگی رونوشت محرمانه (Blind Carbon Copies) برای زمانی است که پیامی را برای گروه بزرگی از گیرندگان ارسال میکنید که شاید یکدیگر را نشناسند. همانطور که گفتن شماره تلفن یک شخص به دیگران بدون اطلاع وی، کار صحیحی نیست، لو دادن آدرس ای-میل اشخاص هم کار نادرستی است. اگر هنگام فرستادن یک ای-میل به مثلا ۳۰ نفر، از گزینه to: یا CC استفاده کنید، تمام آدرسها برای همه گیرندگان قابل رویت خواهد بود. در صورت استفاده از BCC، گیرنده تنها نشانی شما و خودش را میبیند. ▪ پیام خود را کوتاه و با تمرکز بر موضوع بیان کنیدعده اندکی از افراد مطالعه از روی صفحه کامپیوتر را جالب میدانند و عده بسیار کمتری به خواندن مطلب روی صفحه کوچک تلفن همراه علاقه دارند. به یاد داشته باشید که گیرندگان چنین پیامهایی، آنها را نادیده میگیرند. ▪ فرستادن ضمیمه ای- میلبسیاری از کاربران دستگاههای بیسیم فاقد نرم افزارهایی برای باز کردن فایلهای ضمیمه (attachment) با فورمتهایی چون Word یا spreadsheet هستند. قبل از فرستادن چنین ضمیمه هایی، از امکانات گیرنده باخبر شوید. 
آداب ای- میل نگاری ▪ حرفی را که در ملاء عام نمیزنید، در ای-میل هم نگوییدهر کسی ممکن است- حتی به اشتباه- ای-میل شما را برای شخص دیگری بفرستد، این موضوع به خصوص اگر مطالب خصوصی یا اطلاعاتی محرمانه در ای-میل شما وجود داشته باشد، میتواند بسیار ناراحت کننده باشد. اگر تمایلی ندارید مطلب مورد نظرتان در خطر پخش شدن قرار بگیرد، از تلفن استفاده کنید. ▪ استفاده از صورتکهای کوچک یا smileyصورتکهای موجود در امکانات ای- میل نگاری معمولا برای پیامهای خصوصی به کار میرود و برای امور اداری چندان مناسب به نظر نمیرسد. این صورتکها باید بسیار به ندرت و در موارد استثنایی مورد استفاده قرار گیرند. اگر پیام شما برای بهتر درک شدن به یکی از این صورتکها نیاز دارد، این احتمال وجود دارد که اصلا نباید آنرا با ای-میل بفرستید و بهتر است از تلفن استفاده کنید. زیرا حتی با یک صورتک هم امکان سوء برداشت از پیام وجود دارد. ▪ نام خود را بنویسیدبرای احترام گذاشتن به گیرنده، نام خود را در پایان پیام بنویسید. درست است که نشانی شما در ابتدای ای- میل نوشته شده است، اما ممکن است گیرنده نداند که این نشانی به شما تعلق دارد و اصولا نشانی شما حاوی نام شما نباشد. ▪ املای نوشته خود را چک کنیداگر میخواهید پیام شما به خاطر اشتباه در نوشتن کلمات، نادرست تعبیر نشود، از نرم افزارهای چک کننده املا استفاده کنید. |